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Viele Vorteile mit einem einzigen System.

Dokumenten­management für Personal­abteilungen.

Wenn man papier-basierten, analogen Prozessen im Personalwesen ein Arbeitszeugnis ausstellen müsste, würde es wahrscheinlich lauten: „Aufgaben, die ihm übertragen wurden, erledigte er in der Regel zu unserer Zufriedenheit. Wir wünschen alles Gute, insbesondere auch Erfolg.“ Note 5. Vielen Dank für wenig.

Ganz anders sieht die Beurteilung bei Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) aus. Denn in den Bereichen Fachwissen, Bereitschaft und Arbeitsweise erzielen diese beste Ergebnisse. Zugleich schaffen sie die Grundlage für ein zukünftig bestens aufgestelltes Personalmanagement.

Älterer Herr sitzt nachdenklich vor seinem Notebook
Mann mit IPad im Büroflur

Ein DMS löst Personalengpässe.

Der große Vorteil eines DMS vorweg: Die Zeit pro Arbeitsschritt sinkt. Das bedeutet: Zeitraubende, administrative Tätigkeiten werden minimiert und Ihnen steht mehr Personalkapazität für gewinnbringende Aufgaben zur Verfügung. Ein Dokumentenmanagement eröffnet Ihrem Unternehmen somit Wachstumschancen bei gleichbleibender Personaldecke.

Personal

Eine DMS-Lösung. Viele Anwendungsfälle.

Ob effiziente Verwaltung von Urlaubsanträgen, Ressourcenplanung, Seminarmanagement oder die Suche nach den besten Mitarbeitern: Eine Dokumentenmanagement-Software kann Ihre HR-Abteilung in vielen Bereichen unterstützen. Ein paar davon möchten wir Ihnen hier aufzeigen:

Überblick über Personaldaten: Ein DMS bietet Ihnen eine Digitale Personalakte, in der alle relevanten Informationen gesammelt werden. Mehr Informationen dazu erhalten Sie hier.

Verwaltung des Personals: Ein schneller Überblick über die Urlaubszeiten aller Mitarbeiter, der Abgleich von Fehl- und Krankentagen oder die Reisekostenerstattung – ein DMS versetzt die HR-Abteilung in die Lage schneller zu reagieren und den Überblick zu behalten. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier

Workflow-Automatisierung: Gerade bei administrativen Tätigkeiten wie der Freigabe von Urlaubsanträgen entlastet ein DMS enorm. Ein Beispiel: Die Urlaubsanträge sind als Formular angelegt. Mitarbeiter füllen diese aus, stellen sie ins System und ein Freigabeprozess mit allen relevanten Entscheidern beginnt automatisch. Nach Freigabe werden die Daten automatisch ins System übertragen und archiviert. Alle Beteiligten profitieren von schnelleren Durchlaufzeiten und mehr Überblick bei sehr geringer Arbeitslast.

Aber das war noch längst nicht alles, was ein Dokumentenmanagement-System für das Personalwesen leisten kann. Im Folgenden finden Sie weitere Beispiele für ein Personalmanagement auf der Höhe der Zeit:


Digitale Ordnung für fort­geschrittene Personal-Prozesse.

Wie Dokumentenmanagement-Systeme Sie bei weiteren personal-bezogenen Prozessen unterstützen können, das erfahren Sie im Folgenden. Klicken Sie bitte auf den jeweils relevanten Anwendungsfall:


Dokumentenmanagement in Bewerbungsphasen.

Auf der Suche nach den besten Mitarbeitern gilt es, den Überblick zu behalten. Und das ist bei der Vielzahl an Bewerbungseingängen mit Medienbrüchen – PDF und E-Mail hier, Brief dort – gar nicht so einfach. Mit einem DMS werden alle Eingänge digitalisiert und in das System übertragen. Selbstverständlich datenschutzkonform. Alle Entscheidungsträger erhalten damit den vollen Zugriff auf die Bewerberdaten, können diese einfacher miteinander verglichen oder per Volltextsuche gezielt nach Qualifikationen suchen.

Empfangsbestätigungen, Einladungen zum Bewerbungsgespräch oder Ablehnungsschreiben können automatisch in den Workflow eingebunden werden. Die Personalabteilung spart auf diese Weise viel Zeit bei der Suche nach dem richtigen Bewerber. Und der Bewerber freut sich über eindeutige Prozesse und schnelle Rückmeldungen.

Sobald der richtige Bewerber gefunden ist, können Stammdaten und Zeugnisse per Klick in die Digitale Personalakte übertragen werden. Alle anderen Bewerbungen werden datenschutzkonform aufbewahrt und können – sofern ein entsprechender Workflow existiert – fristgerecht und automatisch gelöscht werden. Sollte einer der abgelehnten Bewerber Gebrauch von seinem „Recht auf Vergessenwerden“ gemäß DSGVO machen, werden die Daten mit wenigen Handgriffen rechtssicher gelöscht.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Medienbruchfreie Bearbeitung von Bewerbungseingängen
  • Bewerberinformationen problemlos durch die Kette der Entscheider weiterleiten
  • E-Mail-Benachrichtigungen für beliebige Workflow-Ereignisse generieren
  • Bewerberinformationen datenschutzkonform sichern
  • Mehr Zeit zur gründlichen Auswertung von Bewerbungen

Dokumentenmanagement für die Personalentwicklung.

Wenn ein wichtiges Personalgespräch ansteht, können Sie sich mit einem DMS in kürzestmöglicher Zeit vorbereiten. Denn alle Daten finden Sie übersichtlich in der Digitalen Personalakte: Krankentage, Überstunden, Rahmenvereinbarungen, Ziele, Fristen und vieles, vieles mehr.

Selbst beim Seminarmanagement unterstützt Sie ein DMS. Angebotsvergleiche von Seminaranbietern, Daten und Erfahrungswerte von ehemaligen Teilnehmern aus Ihrer Firma sowie Abrechnungen und der Fortbildungs-Verlauf eines Mitarbeiters lassen sich hier einfach ablesen.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Schnellere Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche
  • Überblick über alle wichtigen Leistungskennzahlen
  • Unterstützung des Seminarmanagements
  • Zeitsparende Prozesse

Dokumentenmanagement für Onboarding und Offboarding.

Einstellungsunterlagen, Verträge, Vertraulichkeitserklärungen, Steuerformulare, Kontodaten, Betriebsvereinbarungen, Zugriffsrechte, Benachrichtigungen an Mitarbeiter, Aufgabenverteilung an relevante Abteilungen – ein DMS sichert die Daten neuer Mitarbeiter in der zentralen Digitalen Personalakte und setzt Standard-Workflows beim Onboarding automatisch in Kraft. Neue Mitarbeiter werden so schnellstmöglich eingearbeitet.

Die gleichen Prozesse gelten auch für das Ausscheiden von Mitarbeitern – durch digitales Personalmanagement stehen Ihnen Zeugnisse und Steuerunterlagen direkt zur Verfügung, die Löschung von Vereinbarungen und Dokumenten erfolgt automatisch und Beteiligte werden per Knopfdruck informiert.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Übersicht bei Mitarbeiter-Daten ab der ersten Sekunde
  • Strukturierte Onboarding/Offboarding-Prozesse mit automatischer Aufgabenverteilung in allen relevanten Abteilungen
  • Praktische Onboarding/Offboarding-Workflows für z.B Willkommenspakete

Wie auch Sie von digitalen Prozessen profitieren:

Mit über 25 Jahren Erfahrung bieten wir Ihnen leistungsstarke Werkzeuge für ein effektives Dokumentenmanagement. Dabei setzen wir auf Software, die zu den Branchenstandards gehören und passen diese individuell an Ihre Anforderungen und Ihre IT-Landschaft an.
Lassen Sie sich beraten. Wir sind gerne für Sie da.

Geschäftsmann im Gespräch am Schreibtisch

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