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Alle Fristen im Blick.

Dokumenten­management für die Vertrags­verwaltung.

Ob Lieferantenverträge, Kundenverträge oder Verträge mit externen Dienstleistern: Sie alle beinhalten wichtige Vertragsbedingungen und Fristen, die unbedingt eingehalten werden müssen. Und zusätzlich? Korrespondenzen, Versionierungen und zugehörige Dokumente. Also wichtige Informationen, bei denen der Überblick niemals verloren gehen sollte.

Ein Dokumentenmanagement-System verschafft Ihnen genau diesen Überblick. Alle papierbasierten Verträge werden damit digitalisiert und zusammen mit elektronisch übermittelten Verträgen revisionssicher archiviert. So erhalten Sie nicht nur eine hervorragende Übersicht, sondern profitieren auch von Alarmfunktionen, die an Fristenden erinnern.

Handschlag
Wort Vertragsverwaltung

Digitale Ordnung bei Verträgen.

Vergleichen, recherchieren, analysieren, auswerten – durch digitale/digitalisierte Vertragsdokumenten wird all dies deutlich vereinfacht. Aufgrund der transparenten Einsicht in die Dokumente und der einheitlichen Prozesse können Sie Verträge und Konditionen besser und schneller vergleichen. Mit einem Dokumentenmanagement-System behalten Sie den Überblick bei Verträgen aller Art. Zum Beispiel bei den Folgenden.

Digitale Verwaltung von Verträgen aller Art:

  • Wartungsverträge
  • Leasingverträge
  • Rahmenverträge
  • Dienstverträge
  • Arbeitsverträge
  • Werkverträge
  • Mietvertrag
  • Sach- und Gelddarlehensverträge
  • Versicherungsverträge
  • Kontoverträge
  • Kaufverträge
  • Kundenverträge
Junge Frau am Computer

Einfache Ablage und Freigabeworkflows.

Archivierung mit Volltextsuche
Bei der digitalen Ablage eines Vertrages werden Parameter wie Vertragspartner, Vertragsinhalt, Kündigungsfrist, das Datum zur Wiedervorlage und auch der gesamte Text des Vertrages zusätzlich in Ihrer Digitalen Vertragsakte abgelegt. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt ganz einfach Stichwort- oder Volltext-basiert nach abgelegten Verträgen suchen. Langwierige Recherchen im Papierarchiv oder Aktenschrank entfallen somit.

Prüfungs- und Freigabeprozesse
Die Unterschriftenmappe für den Vorgesetzten gehört mit einem Dokumentenmanagement-System der Vergangenheit an. Denn die Prüfung und Freigabe der Verträge erfolgt ausschließlich digital und mit nur wenigen Klicks. Entscheider genauso wie die zuständigen Bearbeiter sind dabei ständig auf dem neuesten Stand und profitieren von transparenten Prozessen.

Wort Sicherheit

Sichere Fristenüberwachung und Benachrichtigungen.

Da in Ihrem Vertragsarchiv Indexdaten zu allen Fristen hinterlegt sind, können Alarmfunktionen eingeschaltet werden. Das System erinnert den zuständigen Bearbeiter dann an eine Kündigungsfrist oder ein vorher festgelegtes Datum zur Wiedervorlage des Vertrags. So versäumen Sie nie wieder eine wichtige Frist. Hier bieten wir Ihnen ein umfassendes Eskalationsmanagement, das aus drei Teilen besteht:

1. Alarmfunktion
Bei Fälligkeiten und Vorfälligkeiten wird der Bearbeiter im System auf ein Fristende aufmerksam gemacht.

2. Benachrichtigungssystem
Der Bearbeiter erhält eine Nachricht mit einem Hyperlink zum jeweiligen Vertrage/der Digitalen Vertragsakte.

3. Stellvertretersystem
Sollte Ihr zuständiger Mitarbeiter im Urlaub oder krank sein, wird ein zuvor benannter Stellvertreter über das Fristende informiert.


Workflow-optimierter Zugriff auf digitale Akten.

Neben dem zuständigen Bearbeiter muss oftmals auch eine bestimmte Abteilung, ein Manager oder die Geschäftsleitung auf die Verträge zugreifen können. Zum Beispiel, wenn man mit einem Kunden gerade die neuen Verträge aushandelt und auf eine Information aus den vorhergehenden Verträgen angewiesen ist. Mit einem umfangreichen Rechtemanagement bieten Sie allen relevanten Parteien den direkten Zugriff auf die Dokumente. Und das auch mobil.

Kollegen stehen im Büro

Ihre Vorteile mit einer digitalen Vertrags­verwaltung:

  • Keine Kündigungsfristen mehr verpassen
  • • Fällige Zahlungen auf einen Blick
  • • Automatische Freigabe der Verlängerung oder Kündigung
  • • Sichere Fristenüberwachung
  • • Automatische Zuordnung an die Verantwortlichen
  • • Vertragskonditionen übersichtlich vergleichen
  • • Medienbruchfreie Dokumenten- und Vertragsverwaltung

Machen Sie den Ordnungs-Check.

In welchen Bereichen hat Ihr Unternehmen Bedarf? Und wo können Workflows optimiert werden? Machen Sie den Test.

 

Zum Ordnungs-Check

+49 (2235) 97898-60
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