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DMS Templates: Digitale Vertragsverwaltung

Schnellstart in das digitale Management von Verträgen.

Die Situation ist bekannt: Sobald ein neues IT-System eingeführt wird, das tiefer in die unternehmenseigenen Workflows eingreift, dann sind Schulungen, Lernprozesse und Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeitern nötig. Mit unseren DMS-Templates möchten wir diese Hürde niedrig halten und bieten eine modulare Schritt-für-Schritt-Lösung, die speziell auf das digitale Vertragsmanagement zugeschnitten ist.

Das Vertragsverwaltungs-Template setzt dabei auf alltäglichen Prozessen in Unternehmen auf und inkludiert wichtige Metadaten wie Laufzeiten, Kündigungsfristen, Kosten und Vertragsarten. Das Template bietet zudem viele Komfortfunktionen, zum Beispiel E-Mail-Benachrichtigungen bei nahendem Fristende, unterschiedliche Freigabestufen und vieles mehr.

Icon digitale Vertragsverwaltung

So funktioniert die digitale Vertragsverwaltung:

Schlankes Template für die Urlaubsverwaltung

Verträge vergleichen und Konditionen analysieren, Verträge einzelner Lieferanten miteinander abgleichen und nie wieder eine Kündigungsfrist verpassen: Das digitale Management von Verträgen vereinfacht all diese Prozesse deutlich. Zudem profitieren Sie damit von folgenden Vorteilen:

  • Fällige Zahlungen auf einen Blick
  • Automatische Freigabe der Verlängerung oder Kündigung
  • Sichere Fristenüberwachung
  • Automatische Zuordnung von Verantwortlichkeiten
  • Vertragskonditionen übersichtlich vergleichen
  • Medienbruchfreie Dokumenten- und Vertragsverwaltung

 

Das erreichen Sie mit dem Template-basierten Vertrags­management:

Verträge archivieren

Die eingescannten Verträge werden inklusive aller Metadaten erfasst. Hierzu zählen beispielsweise: Vertragsnummer, Vertragsart, Startdatum, Dauer, Vertragsende, Fristen, Erinnerungen, Kosten uvm.

Anhänge

An einen Vertrag können weitere Dokumente angehängt werden. Dies können Gesprächsprotokolle, E-Mail-Verkehr, Bilder, Zip-File und andere sein. Alle Dokumente werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt.

Rechtekonzept

Für jeden Vertrag können drei verschiedene Berechtigungen vergeben werden: Besitzer, Verantwortlicher sowie Betrachter. Diese haben aufgrund differenzierter Rechte unterschiedliche Einsichten auf die jeweiligen Verträge.

Bemerkungen

Für jeden Vertrag können individuelle Kommentare hinterlegt, mit einem Zeitstempel versehen und als Gedankenstütze genutzt werden.

Erinnerung per E-Mail

Das System informiert Sie rechtzeitig per E-Mail über alle Verträge, bei denen die automatische Verlängerung kurz bevorsteht. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre laufenden Verträge und verpassen keine wichtigen Termine und Kündigungsfristen.

Verträge versenden

Alle Verträge sowie Anhänge können optional per Formular versendet werden. Dazu ist kein Mail-Client erforderlich, versendet wird ausschließlich über das System. Gleichzeitig wird protokolliert, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente erhalten hat.

Kündigung versenden

Der Prozess ermöglicht es allen Nutzern vom Rechtetyp „Owner“, eine bereits hinterlegte Kündigung zu erstellen und diese als PDF an den Vertragspartner zu senden. Wahlweise kann diese Kündigung auch als PDF an den Vertrag angehängt werden.

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung.

Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagement-Lösungen sind wir Ihr zuverlässiger Partner für die digitale Transformation.
Bei Fragen oder Interesse an einem unserer Produkte wenden Sie sich bitte an uns.

 

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