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DMS Templates: Digitaler Urlaubsantrag

Urlaubsanträge digital erfassen und verwalten.

So sehr der Begriff „Urlaubsantrag“ auch nach Erholung und Entspannung klingen mag, so wenig hat er in der Praxis damit zu tun. Denn die analoge oder halb-digitale Verwaltung von Urlaubsanträgen erfordert verschiedene Freigaben, E-Mail-Verkehr und eine genaue Übersicht über Urlaubsanspruch und Resturlaub.

Die digitale und teil-automatische Verwaltung der Urlaubsanträge via DMS-Templates schafft hier effektiv Abhilfe. Diese Templates bietet zudem einen weiteren Vorteil: Sie können die positiven Auswirkungen von Dokumentenmanagement in kleinem Rahmen testen. Denn intensive Schulungen entfallen, stattdessen steht direkt zu Beginn der Komfort im Vordergrund.

Icon digitaler Urlaubsantrag

Schlankes Template für die Urlaubs­verwaltung

Mit unserem DMS Template werden Urlaubsanträge digital (und auch mobil) eingereicht und automatisch an die entsprechenden Freigabestellen verteilt. Nach Freigabe werden die gewünschten Urlaubstage vom Urlaubsanspruch abgezogen und zum Beispiel in der digitalen Personalakte verbucht. Zum Abschluss werden vorher definierte Kollegen und Kolleginnen automatisch über den Urlaub informiert.

  • Übersichtliche digitale Prozesse bei der Urlaubsverwaltung
  • Automatische Verteilung der Urlaubsanträge an Freigabestellen
  • Automatische Verbuchung des Urlaubs in der digitalen Personalakte; damit immer aktuelle Werte bzgl. des Resturlaubs
  • Vorher definierte Kollegen und Kolleginnen werden automatisch informiert
  • Mitarbeiter und Personalabteilung können den restlichen Urlaubsanspruch jederzeit einsehen

 

Die digitale Urlaubs­verwaltung im Detail:

Verträge archivieren

Der im Arbeitsvertrag definierte Urlaubsanspruch kann für jeden Mitarbeiter individuell hinterlegt werden. Alle Informationen werden dann in der digitalen Personalakte verwaltet. Bewilligte Anträge werden dann automatisch vom Mitarbeiterkonto abgebucht.

Urlaub beantragen

Jeder Mitarbeiter kann via „Urlaub beantragen“ auf seine Urlaubsübersicht zugreifen, Urlaubsanträge stellen und Zeiträume definieren. Ganze Tage sind hier natürlich genauso möglich wie halbe Tage und Sonderurlaub.

Kollegen informieren

Darüber hinaus können Kollegen über die Abwesenheit informiert werden und erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Antrag freigegeben wurde. Diese werden vom Mitarbeiter ausgewählt.

Urlaubsantrag freigeben

Die Anfrage wird automatisch an alle vorher definierten Kollegen (z. B. Personalleitung, Geschäftsführung, Abteilungsleitung, Vertreter) gesendet und kann von diesen im System freigegeben oder unter Angabe eines Grundes abgelehnt werden. Der Antragsteller erhält daraufhin eine E-Mail inklusive Kalendereintrag und muss sich um nichts Weiteres kümmern.

Urlaub verwalten

Alle Informationen über den jeweiligen Urlaubsanspruch sowie über beantragte, bestätigte, genommene und übrige Urlaubstage fließen im DMS-Template zusammen. Sowohl die Personalabteilung als auch das Finanzwesen und der entsprechende Mitarbeiter haben darauf Einsicht. Resturlaub kann hier ebenfalls in das nächste Jahr übertragen werden.

Urlaub stornieren

Urlaub, der in der Zukunft liegt, kann vom Mitarbeiter eigenständig storniert werden. Verrechnung und Buchung erfolgen automatisch über das Template.

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung.

Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagement-Lösungen sind wir Ihr zuverlässiger Partner für die digitale Transformation.
Bei Fragen oder Interesse an einem unserer Produkte wenden Sie sich bitte an uns.

 

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