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Haribo GmbH & Co.KG

Ohne Akten weltweit froh.

Langwierige Geschäftsprozesse mit sperrigen Aktenordnern kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Das gilt vor allem für ein innovatives Unternehmen wie HARIBO aus Bonn, deren umfangreiche Korrespondenz mit Niederlassungen und Kunden auf der ganzen Welt hohe Anforderungen an das Dokumentenmanagement stellt. Umso schöner, dass wir HARIBO mit DocuWare zu einer effizienzsteigernden Lösung verhelfen konnten, die inzwischen auch in vielen internationalen Niederlassungen Anwendung findet.

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best practice

Dokumenten­management bei HARIBO –Rahmen­bedingungen und Lösung

Mit HARIBO standen wir vor einer besonderen Herausforderung: Ein älteres, Access-basiertes DMS sollte abgelöst, die Migration von mehreren Millionen Dokumenten möglichst problemlos erfolgen.

Das Anforderungsprofil an die neue Lösung war klar umrissen: Sämtliche im Unternehmensalltag anfallenden Dokumente, beispielsweise Korrespondenzen, Kundeninformationen, Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Einkaufs- und Logistikbelege, Auftragsbestätigungen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sollten zentral erfasst und berechtigten Mitarbeitern in den einzelnen Abteilungen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Es galt, gewachsene Arbeitsabläufe sinnvoll zu erweitern und zu standardisieren.

 

Die Lösung: DocuWare, implementiert von DocuScan

Sukzessive wurden alle Abteilungen auf das neue DMS umgestellt und die Dokumente aus dem Alt-Archiv in DocuWare übertragen. Inzwischen sind Logistik, Produktentwicklung, Ein- und Verkauf, Qualitätssicherung, Personalabteilung und das gesamte Finanzwesen an das elektronische Unternehmensarchiv angebunden.

Der in DocuWare integrierte Workflow kommt derzeit hauptsächlich in der Produktentwicklung zum Einsatz. Diese arbeitet eng mit Abteilungen wie Marketing, Einkauf, Produktion, Qualitätssicherung und Labor zusammen und konnte durch die Digitalisierung Arbeitsabläufe deutlich verkürzen.

Pro Arbeitstag werden auf diese Weise allein in der Bonner Zentrale mehrere tausend Belege elektronisch archiviert. Die Ablage von mit der ERP-Lösung erstellten Massendaten im zentralen Dokumenten-Pool erfolgt via DocuWare COLD vollautomatisch über Nacht. Papierunterlagen werden zentral über drei Canon-Hochleistungsscanner vom Typ DR-3080CII erfasst. Mit Barcode versehen, werden die gebuchten Belege ebenfalls vollautomatisch archiviert. Das umständliche Wühlen in Aktenordnern und lange Wege durch die Abteilungen gehören damit der Vergangenheit an.

Die Vorteile:

 

Die Aufgabe:

„Aufgrund der guten Erfahrungen im Bonner Stammhaus haben sich bereits Niederlassungen in England, Frankreich und Österreich für den DocuWare-Einsatz entschieden [...]“
Wolfgang Breuer, Ansprechpartner für DocuWare bei HARIBO, GmbH & Co. KG Bonn
Die ausführliche Case Study zum Dokumenten­management von Haribo:

 

Fallstudie herunterladen

+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de