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Digital Denken

Digitale Rechnungsverarbeitung für Kommunen

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Spätestens mit dem Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2020 sind Kommunen umsatzsteuerpflichtig, wenn sie Leistungen erbringen, die auch ein Privatunternehmen anbieten könnte (z.B. Vermietung der Stadthalle, Gärtnerleistungen des eigenen Bauhofes). Ausgenommen sind davon hoheitliche Aufgaben (z.B. Baugenehmigung, Erhebung der Grund- oder Hundesteuer). Dann sind sie ebenso wie jedes Unternehmen an die Richtlinien der GoBD gebunden. Dies bedeutet unter anderem: Elektronische Rechnungen egal ob PDF oder Datensatz müssen digital aufbewahrt werden. Nicht nur Aktenordner, auch das Dateinetzwerk kommen laut GoBD dafür nicht in Frage. 

Die Lösung: Durchgängig digitale Rechnungsverarbeitung vom Erfassen bis zum Buchen.

  1. Digitale Signatur: Unterschreiben Sie Auszahlungsanordnungen je nach Anforderung Ihrer Haushalts- oder Kassenverordnung mit der einfachen oder qualifizierten digitalen Signatur – ohne spezielle Hard- und Middle-ware oder Signaturkarten.
  2. Intelligente Indexierung: Nutzen Sie die automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum und Beträgen und organisieren Sie Rechnungen, egal ob sie auf Papier oder per E-Mail ankommen, ohne manuellen Aufwand in einem flexibel durchsuchbaren Archiv.
  3. Schneller Dienstweg: Beschleunigen Sie den Informationsfluss zwischen, Rechnungsstellern, Sachbearbeitern, Amtsleitern und Außenstellen. Verkürzen Sie Transport- und Liegezeiten, prüfen und kommentieren Sie Belege auch unterwegs und leiten sie diese automatisch weiter.

Die Vorteile einer elektronischen Rechnungsverarbeitung:

  • Vorkonfiguriert - Starten Sie ohne lange Planungsphase und kostspielige IT-Beratung mit digitaler Archivierung und Rechnungsverarbeitung.
  • Schnell implementiert - Erzielen Sie dank intuitiver Bedienung und unmittelbarer Bereitstellung schon in kürzester Zeit Mehrwert.
  • Einfach erweiterbar - Digitalisieren Sie Dokumente und Dienstwege in weiteren Verwaltungsbereichen wie Bau- oder Hauptamt ohne hohe Zusatzkosten.

Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung:

Rechnungen abzeichnen, sachlich und rechnerisch prüfen, Auszahlungsanordnungen erstellen und Zahlungen buchen, gehört in jedem Rathaus zur täglichen Routine. Die digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert den gesamten Rechnungsprozess und stellt die rechtskonforme Aufbewahrung aller Unterlagen sicher. Es ist erwiesen, dass eine durchgängig elektronische Rechnungsverarbeitung nahezu 80 % weniger Zeit in Anspruch nimmt als die papierbasierte. Doch mehr noch als erheblicher Effizienzgewinn erfordern gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnungs-Verordnung und die Neuregelung des § 2b UStG eine schnelle digitale Reform.

Prozessmodell der digitalen Rechnungsverarbeitung:

Prozessmodell elektronische Auszahlungsanordnung:

Kernfeatures der digitalen Rechnungsprüfung:

  • Rechnungen jeden Formats (Papier, E-Mail-Anhang, XML) einheitlich erfassen, automatisch auslesen und auf den digitalen Dienstweg schicken
  • Mitzeichnung, Prüfung und Freigabe am Desktop-PC, Tablet oder Smartphone durchführen
  • Außenstellen wie Kindergarten, Schulen, Bauhof, Feuerwehr oder auch Planungsbüros direkt in die sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung einbinden
  • Auszahlungsanordnungen im vertrauten Finanzfachverfahren erstellen, automatisch mit der Rechnung ablegen und digital signieren
  • Aufbewahrungspflichten der GoBD erfüllen und Steuer- und Prüfungsverfahren durch ein sicheres Rechnungsarchiv vereinfachen
  • Informationen schnell finden: Recherchieren Sie entweder über Ihre bisherige Aktenstruktur, beliebige Stichworte wie Haushaltspositionen und Lieferanten oder optional den Aktenplan
  • Anbindung ans bestehende Fachverfahren und Stammdatenübernahme

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung:

  • GoBD-konforme Verarbeitung und Aufbewahrung
  • Automatisierte Datenerfassung eliminiert manuelle Eingaben und Fehler
  • Effizienter Dienstweg ohne Liegezeiten und Transportwege
  • Flexible Recherche über Ihre bisherige Aktenstruktur, beliebige Stichworte oder optional den Akten-plan
  • Mobiles Arbeiten und schneller Zugriff auf Informationen von jedem Arbeitsplatz
  • Vereinfachte Rechnungsprüfung 
  • Erfüllung der DSGVO

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Über den Autor:

Michael Bollig beschäftigt sich bereits seit 1986 mit dem Thema Dokumenten Management und gilt als Pionier in diesem Bereich. Er ist Begründer der DocuScan GmbH und seit 1999 als Geschäftsführer für die Bereiche Marketing und Vertrieb verantwortlich. Durch seine langjährige Erfahrung und seine ausgezeichneten Kontakte ist er einer der absoluten Experten auf seinem Gebiet.

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