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Digital Arbeiten

Dokumentenmanagement für Kommunalverwaltungen

Rathaus mit goldener Schrift

Diverse Kommunalverwaltungen setzten bereits auf digitales Dokumentenmanagement. Platzmangel und der Wunsch nach einer schnelleren und höheren Qualität bei Auskünften, ist ausschlaggebend für ein solches System.

Problem bei vielen Stadtverwaltungen ist es, dass diverse Anfragen, Anträge, Bescheide, Meldekaten, Bauakten usw. seit Jahrzehn-ten auf Papier in einem dafür vorgesehenen Archiv untergebracht werden. Dies beschert Mitarbeitern stets umständliche Suchakti-onen und lange Wege von Büro zu Büro. Eine Unmenge von dezentralen Archiven sowie falsch abgelegte Dokumente sorgen für zusätzliche Verwirrung.

Ziel einer Digitalisierung ist ein sicheres, möglichst flexibles, zuverlässiges und vergleichsweise kostengünstiges DMS zu installieren. Wichtig ist vor allem, das System weitgehend selbst administrieren zu können. Vor allem sollte die Lösung einen klar prozessorien-tierten Einsatz gewährleisten. Mitarbeiter unterschiedlicher Bereiche sollten jederzeit auch gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und Arbeitsabläufe einsehen können. Wodurch die Arbeit erleichtert und den gesamten Verwaltungsaufwand sowohl effektiver als auch übersichtlicher gestaltet wird.

Lösung

Zunächst werden die historischen Papiere digitalisiert und elektronisch archiviert. Die bis zu hundert Jahre alten Papiere, die sich in den Kellerarchiven der Verwaltung allmählich aufzulösen drohen, werden gescannt und indexiert; sie können dann nach Kriterien wie Name oder Jahrgang schnell gefunden werden. Niemand sollte mehr in den Keller gehen müssen, um eine bestimmtes Formu-lar oder Papier zu finden. Für diverse Formulare werden digitale Archive angelegt. Die dazugehörigen Datensätze können problem-los aus nahezu jeder Datenbank übernommen und automatisch indexiert werden. Die Einsparungen durch den Wegfall von Lager-kosten sowie von Such- und Wegezeiten belaufen sich auf mehrere tausend Euro pro Jahr.

Dank der ausgefeilten Schnittstellen-Architektur von DocuWare kann das DMS nahtlos in die gängigsten elektronischen Finanzma-nagementsysteme integriert werden. Die Bearbeitung aller Eingangsrechnungen erfolgt dann durch digitale Dokumenten-Workflows. Die Eingangsrechnungen werden zunächst zentral gescannt, mit den wichtigsten Kriterien wie Datum und Kreditor sowie einer automatisch vergebenen Nummer indiziert und im jeweiligen Archiv abgelegt. Die elektronische Archivierung löst einen Dokumenten-Workflow aus: Die Rechnungen landen automatisch in der betreffenden Fachabteilung; dort müssen sie von einem Sachbearbeiter und dem Abteilungsleiter geprüft, vorkontiert und freigegeben oder abgelehnt werden. Unter bestimmten Voraus-setzungen werden der Amtsleiter und das Rechnungsprüfungsamt ebenfalls in das Freigabeverfahren eingebunden. In den einzel-nen Workflow-Schritten werden jeweils die neu erfassten Daten automatisch im digitalen Archiv als Index- Informationen ergänzt. Nach Freigabe werden alle Rechnungsdaten automatisch per Batch-Buchung an die Finanzbuchhaltungssoftware übergeben. Dass die Daten dort kein zweites Mal eingegeben werden müssen und archivierte Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, bedeutet eine zusätzliche Zeit- und damit Kostenersparnis.

Das aufwendige Weiterleiten, Sortieren, Kopieren, Abheften und Suchen von papierbasierten Rechnungen ist passé. Bei einer Zeit-ersparnis von durchschnittlich fünf Minuten pro Rechnung werden rund fünf Stunden Arbeitszeit pro Tag bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen eingespart. Das erspare dem Kämmerer und letztendlich dem Steuerzahler Personalkosten von mehreren Zehntausend Euro pro Jahr. 

Fazit

Damit das Zitat “Der Kunde Bürger ist König“ gelebt werden kann, ist eine Digitalisierung unabdingbar. Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen dabei effizienter, transparenter und Bürgernah zu agieren. 

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Über den Autor:

Michael Bollig beschäftigt sich bereits seit 1986 mit dem Thema Dokumenten Management und gilt als Pionier in diesem Bereich. Er ist Begründer der DocuScan GmbH und seit 1999 als Geschäftsführer für die Bereiche Marketing und Vertrieb verantwortlich. Durch seine langjährige Erfahrung und seine ausgezeichneten Kontakte ist er einer der absoluten Experten auf seinem Gebiet.

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