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DAF Trucks

Mehr PS für Verwaltungs- und Buchhaltungs­prozesse.

Maximale Kundenzufriedenheit ist das oberste Ziel des Nutzfahrzeugherstellers DAF Trucks N.V. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, strebt das in den Niederlanden ansässige Unternehmen für seine Produktions- und Verwaltungsprozesse höchste Qualität an, die sich jedoch ohne den Einsatz modernster Technologien nicht mehr so einfach erreichen lässt.

best practice

Dokumenten­management bei DAF –Rahmen­bedingungen und Lösung

Durchschnittlich 50.000 Ausgangsrechnungen mussten bei DAF Trucks bisher monatlich in doppelter Ausfertigung ausgedruckt und parallel an circa 1.000 Handelspartner und Service-Stützpunkte in Europa, dem Mittleren Osten, Afrika, Australien, Neuseeland und Taiwan versandt werden. Noch brisanter stellte sich die Situation bei der Bearbeitung der jährlich etwa 450.000 Eingangsrechnungen dar, die zu gleichen Teilen per EDI und per Briefpost eintrafen.

Durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sollten zudem die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert werden. Ein spezielles Händler-Portal sollte Händlern die Möglichkeit geben, Rechnungen rund um die Uhr abzurufen. Auch die Bearbeitung der Eingangsrechnungen sollte optimiert werden.

 

Die Lösung: DocuWare, implementiert von DocuScan

Insgesamt greifen heute etwa 1.000 Mitarbeiter auf den zentralen Dokumenten-Pool zu. Der Zugriff erfolgt komfortabel über den DocuWare Web Client; und zwar sowohl für die Mitarbeiter in der Eindhovener Firmenzentrale als auch für die über das firmeneigene PACCAR-Unternehmensnetzwerk angeschlossenen europäischen und außereuropäischen Niederlassungen.

Alle bislang papierbasierten Rechnungsdokumente werden zu diesem Zweck über Dokumentenscanner digitalisiert, zentral archiviert und im Rahmen eines elektronisch gesteuerten Prozesses geprüft und zur Zahlung freigegeben werden. Schätzungsweise mehr als fünf Millionen Dokumente werden heute sicher im zentralen Dokumenten-Pool verwahrt.

„Wir sind angehalten, vorzugsweise dort Investitionen zu tätigen, wo mit einer Amortisation des eingesetzten Kapitals innerhalb eines Jahres zu rechnen ist. Eine Vorgabe, die das Projekt ,Digital Archiving‘ mühelos erfüllt hat“, resümiert der Kunde.

Die Vorteile:

  • Drastische Reduktion papierbasierter Ablagen
  • Einsparungen beim Raumbedarf
  • Besserer Service gegenüber Händler und Lieferanten
  • Schnelle Rechnungsprüfung
  • Transparente Prozesse

 

Die Aufgabe:

  • Datenübernahme aus dem proprietären Warenwirtschafssystem
  • Bereitstellung von Ausgangsrechnungen über die eigenentwickelte Portallösung
  • Workflow-gesteuerte Bearbeitung von Eingangs- und Lohnabrechungen
„DocuWare ist eine hochverfügbare Informationsquelle für unsere Fachbereiche. [...] Seit 1996 arbeiten wir mit der Unternehmung DocuScan im Bereich der elektronischen Archivierung nutzbringend gewinnbringend zusammen.“
Teun Kremers, IT-Projektmanager DAF-Trucks Eindhoven
Die ausführliche Case Study zum Dokumenten­management von DAF Trucks:

 

Fallstudie herunterladen

+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de