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GHOTEL hotel & living

5-Sterne-DMS-Lösung für Buchhaltung und Personalwesen

Ursprünglich ging es nur darum, den Papierbergen Herr zu werden. Doch als man bei GHOTEL hotel & living erst einmal DocuWare zur elektronischen Archivierung von Rechnungsbelegen eingeführt hatte, wurde schnell klar: Dieses Dokumentenmanagement-System kann noch viel mehr. Heute werden auch im Lohn- und Personalwesen sowie bei Vertragsverwaltung Prozesse elektronisch geordnet und beschleunigt.

GHOTEL hotel & living
best practice

Dokumenten­management mit GHOTEL – Rahmen­bedingungen und Lösung

Unmengen von Rechnungen und Belegen über kleine und Kleinstbeträge – von Kommunen, Handwerksbetrieben und Lieferanten vom Konditor bis zum Blumenhändler – mussten für das Finanzamt aufbewahrt werden. Die Eingangsrechnungen und Belege aus sämtlichen Standorten wurden in Bonn gesammelt, Mitarbeiter hefteten sie von Hand in Akten ab – nach dem Namen des Lieferanten und zweitrangig nach Rechnungsdatum sortiert.

Besonders die alphabetische Sortierung sorgte dabei für Chaos: Ob zum Beispiel eine Rechnung der Stadt Bonn unter „S“ oder „B“ abgelegt wurde, entschied jeder Mitarbeiter nach eigenem Ermessen. „Häufig wurden Belege falsch oder unsinnig abgelegt“, erinnert sich der Kunde, „um sie wiederzufinden haben meine Kollegen dann stundenlang Aktenordner durchsuchen müssen.“

Noch mehr Papier häuften die Ausgangsrechnungen an: Eine Kopie jeder Rechnung, die ein Hotelgast erhält, wurde per Post zur Archivierung nach Bonn geschickt, eine weitere Kopie verblieb am jeweiligen Standort. Schnell wurden in der Bonner Zentrale die Grenzen der Lagerungskapazitäten für all diese Papierbelege erreicht. Von den Kosten ganz zu schweigen.

 

Die Lösung: DocuWare, implementiert von DocuScan

Im November 2010 wurde in der Bonner Verwaltung der Hotelgruppe der DocuWare-Server auf einem Windows-PC eingerichtet und einer von zwölf DocuWare-Clients für Windows installiert. Je ein weiterer Windows-Client wurde im Zuge der unternehmensweiten DMS-Einführung in jedem Hotel und Appartementhaus eingerichtet.

Zudem wurde ein Fujitsu-Scanner vom Typ 6230 angeschafft und in das DMS-Projekt integriert: Die Papierbelege, die in der Bonner Verwaltung eingehen, werden damit digitalisiert und danach archiviert. „Das macht ein Mitarbeiter schnell am Nachmittag“, erklärt der Kunde. Rechnungsstapel werden durch eindeutige Barcodes voneinander getrennt und im Dokumenten-Pool abgelegt. Nach Erfassung einer Rechnung in der Buchhaltung werden die Indexdaten des archivierten Belegs um die zugehörigen Werte aus der Buchhaltungssoftware ergänzt.

Über Schnittstellen wurden die Hotelsoftware Protel, die den Hotelbetrieb an sämtlichen Standorten der GHOTEL managt, und die Sage-Finanzbuchhaltungssoftware, mit der die Buchhaltungsabteilung in Bonn arbeitet, angebunden.

 

Die Vorteile:

  • Beschleunigte Arbeitsabläufe
  • Entspanntes Arbeiten
  • Zufriedene Lieferanten
  • Mehr Kapazitäten – räumlich, personell und geldwert

 

Die Aufgabe:

  • Abbau des Papierarchivs
  • Schnelle Recherchemöglichkeit
  • Vermeidung von Redundanzen
  • Integration in die Sage-Finanzbuchhaltung
  • Integration in die Hotelsoftware Protel
„Papierarchive waren nicht mehr tragbar, da Ablagen und Recherchen unnötig viel Zeit kosteten und fehleranfällig waren. Heute können wir sogar komplett auf Aktenschränke verzichten. [...] DocuWare bekommt von mir fünf Sterne! “
Wolfgang Zurner, Geschäftsführer GHOTEL GmbH, Bonn
Die ausführliche Case Study zum Dokumenten­management der GHOTEL Gruppe:

 

Fallstudie herunterladen

+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de