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leverdy GmbH & Co.KG

Dokumenten­management bei Millionen von Belegen

Die Besonderheiten des deutschen Pressevertriebssystems bescheren dem Grossisten leverdy fast 15 Millionen Lieferscheine und Rechnungen pro Jahr – und auf die sollte der Kundenservice idealerweise auf Abruf Zugriff haben. Selbst für uns als DMS-Experten ist das eine ungewöhnliche Anzahl an Dokumenten. Eine Anzahl, für die wir mit DocuWare allerdings eine performante Antwort finden konnten.

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best practice

Dokumenten­management bei leverdy –Rahmen­bedingungen und Lösung

Bis zu 300.000 Exemplare von insgesamt 5.600 Zeitschriftentiteln liefert leverdy täglich aus.  „Wir produzieren Unmengen von Lieferscheinen“, erklärt IT-Administrator Reiner Moll. Hochgerechnet sind es rund zehn Millionen Seiten allein an Lieferscheinen pro Jahr, die der Grossist zehn Jahre lang fürs Finanzamt aufbewahren muss. Hinzu kommen rund 4.600 Einzelhandelsrechnungen (EH-Rechnungen), die leverdy wöchentlich per Post, E-Mail oder Fax an die Zeitschriftenhändler verschickt. Nachlieferungsscheine, Sammelrechnungen, Remissionen und Speditionsabrechnungen erhöhen die Summe an Belegen auf insgesamt 15 Millionen Dokumente. Auf einen Großteil dieser Dokumente benötigen Kundenservice und Buchhaltung schnellstmöglich Zugriff. Zum einen, um die Servicequalität zu steigern und zum anderen, um effiziente Freigabeprozesse zu ermöglichen.

 

Die Lösung: DocuWare, implementiert von DocuScan

„Früher haben die Geschäftsführer jeden Tag stapelweise Unterschriftenmappen auf dem Tisch gehabt“, schildert Moll die Genehmigungsprozesse. „Wenn der Chef außer Haus war, blieben die liegen.“ Heute können Prüfung sowie Freigabe standortunabhängig, auch mit einem mobilen Gerät, erfolgen. Skontoverluste werden dadurch vermieden und der Cashflow erhöht.

Da die Eingangsrechnungen auf Papier heute kurz nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden, hat sich der Platzbedarf für die aufbewahrungspflichtigen Dokumente erheblich reduziert. Und auch Recherchen sind heute ein Kinderspiel: Mit nur wenigen Klicks stehen Belege berechtigten Mitarbeitern sofort zur Verfügung. Aus Sicht der IT werden außerdem die extrem geringen Betriebskosten gelobt, da Installation, Updates und Fehlerbereinigungen ausschließlich auf dem DocuWare-Server erfolgen.

 

Die Vorteile:

  • Reduzierte Suchzeiten
  • Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung
  • Beschleunigte Arbeitsabläufe
  • Verbesserter Service
  • Zufriedene Kunden und Mitarbeiter

 

Die Aufgabe:

  • Integration in Warenwirtschaftssystem Phoenix
  • Integration in Buchhaltungssoftware Sage Office Line
  • Aufbau elektronischer Archive für verschiedene Belegarten
  • Revisionssichere Archivierung
  • Digitalisierung von Eingangsrechnungen
  • Optimierung der Rechnungsprüfung
„Durch den DMS-Einsatz haben wir einen vollständig digitalen Workflow unserer Belege implementiert [...] Unsere operativen Geschäftsprozesse sind so noch schneller, sicherer und kundennäher.“
Dr. Frank A. Trotz, Geschäftsführer, leverdy, Leverkusen
Die ausführliche Case Study zum Dokumenten­management von leverdy:

 

Fallstudie herunterladen

+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de